인공지능이 행정을 돕는 시대, 장기요양기관 실무자들도 챗지피티(ChatGPT)를 통해 변화의 물결에 올라타고 있다. 그런데 어디서, 어떻게 시작해야 할까? 이제 막 AI를 접하려는 시설장, 사무국장, 사회복지사, 요양보호사 등을 위해 챗지피티의 설치부터 활용까지, 모바일 앱과 웹버전 사용법을 하나씩 짚어본다.

챗지피티는 스마트폰만 있으면 누구나 사용할 수 있다. 아이폰 사용자는 App Store, 안드로이드 사용자는 Play Store에서 ‘ChatGPT’ 또는 ‘OpenAI’를 검색한 후 공식 앱을 설치하면 된다.

가입은 간단하다. 이메일 주소나 구글, 애플 계정을 연동하면 바로 로그인 가능하며, 본인 인증을 위한 휴대전화 번호 입력만 거치면 사용 준비 완료다.

“출근길, 침대 위에서도 업무 아이디어를 정리할 수 있게 됐어요.”

서울시의 한 요양원 사무국장 김은지 씨는 “챗지피티 앱은 설치 후 5분 만에 공문 초안을 받아봤다”고 말했다.

사무실에서 문서 작업을 할 때는 PC 버전이 유리하다. 웹 브라우저에서 https://chat.openai.com에 접속하면 로그인 후 바로 사용할 수 있다. 앱에서 로그인한 계정과 동일하게 사용하면 이전 대화도 그대로 이어진다.

대부분의 장기요양기관에서는 평가지표 보고서, 운영규정, 교육자료를 PDF나 워드로 작성하기 때문에, 챗지피티 웹버전은 문서 편집과 복사·붙여넣기에 최적화되어 있다.

챗지피티는 무료 버전과 유료 버전으로 나뉘며, 기능과 성능 면에서 다소 차이가 있다. 무료 버전인 GPT-3.5는 빠른 응답 속도와 기본적인 문서 작성 기능을 제공하며, 일상적인 질문이나 공문 초안 작성에는 무리가 없다. 특히 한글 처리 능력도 비교적 우수해, 처음 챗지피티를 접하는 장기요양기관 실무자에게 적합하다.

반면, 유료 버전인 GPT-4는 월 약 20,000원 내외의 구독료가 발생하지만, 훨씬 높은 정확도와 문맥 이해력을 자랑한다. 특히 복잡한 평가 지표 분석, 긴 문서 요약, 운영규정 자동 정리 등과 같은 정밀한 문서 작업에 강점을 보이며, PDF 파일이나 표를 직접 업로드하여 요약하는 기능도 지원된다.

다만 GPT-4는 GPT-3.5보다 다소 응답 속도가 느릴 수 있으며, 큰 차이는 아니지만 장문 생성 시 시간이 조금 더 소요될 수 있다. 그럼에도 불구하고 실무자들은 “한 번 써보면 돌아가기 어렵다”고 말할 만큼 GPT-4의 정확성과 안정성은 탁월하다.

결론적으로, 공문 초안 작성이나 간단한 질의응답 등 기본적인 사용에는 무료 버전으로도 충분하지만, 기관의 문서 품질을 높이고 평가 대응 문서나 교육자료를 더 완성도 있게 다듬고자 한다면 유료 버전을 고려할 만하다.

“정확한 회의록 초안이나 평가 대응 자료는 GPT-4가 훨씬 믿음직해요.”

경기 남부의 한 장기요양기관 시설장은 “유료 결제를 했더니 직원들이 챗지피티를 아예 팀원처럼 부른다”며 웃었다.

“2025년 노인요양시설 평가 항목 정리해줘”

“운영규정 11개 항목 요약해서 표로 만들어줘”

“직원교육 자료를 보호자 안내문 형식으로 바꿔줘”

“운영위원회 회의 시나리오를 써줘”

이처럼 단순한 명령어 하나만으로도 실무자에게 필요한 문서 초안이 5초 만에 완성된다. 이후 각 기관 상황에 맞도록 첨삭하면 된다. 첨삭 이후 추가적으로 질문하여 다시 첨삭하는 방법으로 완성도를 높여가면 된다.

챗지피티는 뛰어난 도구이지만, 사용에 주의가 필요하다. 입소자 이름, 주민등록번호, 주소, 의료정보 등 민감정보를 절대 입력해서는 안 되며, 챗지피티가 생성한 문서는 항상 실무자의 검토를 거쳐야 한다.

또한, 모든 답변은 참고용이므로 공문서로 활용할 경우 기관 내부 절차에 맞춰 수정·보완이 필수다.

챗지피티는 더 이상 IT 전문가만 쓰는 도구가 아니다. 장기요양기관의 바쁜 실무 속에서도 한 명의 똑똑한 보조인력처럼 기능하며, 공문·회의록·운영규정·직원교육자료 작성 등에서 시간을 줄이고 품질을 높이는 역할을 하고 있다.

“챗지피티 덕분에 야근이 줄었어요.”

이는 단순한 홍보 문구가 아니라, 현장의 실무자들이 실제로 말하는 변화다.

“공문부터 회의록까지, 챗지피티가 대신 써드립니다 ― 장기요양기관 문서 자동화의 모든 것”